Нередко авторы служебных документов допускают много ошибок, что является причиной различных языковых трудностей, среди которых структурные, грамматические, семантические, синтаксические, стилистические.
Орфография и пунктуация служебных документов должны соответствовать действующим нормам правописания. Следовательно, незнание или пренебрежение этих норм является причиной немалых трудностей заключения служебных документов и правильного понимания их содержания.
Среди самых больших трудностей в служебных документах – семантические, т.е. неправильное использование терминов, неточное применение иностранных слов, плеоназм, тавтология, незнание синонимов т.п.
Часто составители деловых бумаг неправильно подбирают термины или используют специфическую терминологическую лексику и профессионализмы, значение которых понятно только узкому кругу представителей той или иной профессии, специальности. При необходимости применения узкоспециального термина следует обязательно объяснить его в тексте.
Как правило, они однозначны и их использование должно прямо соотноситься с определенным контекстом. Это касается и многозначных терминов, которые в различных областях имеют другое значение.
Внимательно следует относиться также и к так называемым межотраслевым словам-терминам, которые используются в различных сферах человеческих знаний: аргумент, апробация, гипотеза, счет, исследование, теория, парадокс, определения, фактор, дело, стимул т.п..
Часто в деловых бумагах без необходимости принимают слова иноязычного происхождения. Одно из требований, предъявляемых при заключении документов, – иноязычные слова можно употреблять только в том случае, когда они не имеют соответствий с таким же значением, а также имеющие международное признание.
Таким образом, употребление иноязычной лексики обусловлено такими обстоятельствами, как необходимость, логичность, уместность и точность словоупотребления.
Явление синонимии в официально-деловой речи занимает ведущее место, поскольку способствует точно воспроизведению оттенков человеческой мысли. Неумение выбрать нужное слово из синонимического ряда – это еще одна из причин появления ошибок в текстах документов.
Паронимия – явление, распространенное во всех сферах речевой деятельности и также помогает подчеркнуть мнение.
Некоторые паронимы в отдельных значениях могут употребляться как синонимы.
Так же часто в деловых бумагах встречаются и слова-паразиты. Главная причина употребления таких слов – в отсутствии навыков четко и логично излагать мысли, быстро ориентироваться в подборе нужных слов.
Этикет деловой переписки. Очень важно.
ЭТО нельзя писать в рабочих письмах! Правила деловой переписки
